10 pasos para lograr una oficina en su casa organizada

Si no poseemos los recursos para montar una oficina fuera de nuestra casa, es muy fácil que nuestro hogar se vea invadido por un montón de cosas de ...


Si no poseemos los recursos para montar una oficina fuera de nuestra casa, es muy fácil que nuestro hogar se vea invadido por un montón de cosas de trabajo. Sea como sea, igual debemos terminar nuestro trabajo de una manera eficiente y puntual. Después de todo, mientras menos tiempo pasemos trabajando, más tiempo tendremos para pasarlo con nuestras familias. Tener una oficina en su casa organizada podrá hacer que nuestro día de trabajo sea más placentero y ameno. Aquí hay algunas ideas que le ayudarán a lograr una oficina organizada en su casa.


1) ¿Usted tiene una oficina en su casa? No necesariamente necesita una habitación entera, pero sí debería elegir un espacio particular para guardar todos sus archivos, gabinetes y artículos relacionados con la oficina. Al principio puede utilizar un escritorio en su dormitorio donde pueda dejar sus archivos, papeles, lapiceras, calculadoras y, por supuesto, en la computadora. Si su “oficina” consiste en una mesa en el comedor, algunos cajones en la cocina, un gabinete de archivos en el sótano y una computadora en el dormitorio, tal vez debería pensar en organizar todo en un solo espacio común.

Si se encuentra gastando mucho tiempo buscando un documento particular yendo de una habitación a la otra, considere mover todos sus documentos y papeles a una locación central, preferiblemente cerca de la computadora, si es que ahí será donde estará haciendo la mayor parte del trabajo.

2) Mantenga sus archivos personales separados de sus cosas de trabajo. Ya tiene suficientes papeles de trabajo con los cuales lidiar como para tener que mezclarlos con cuentas personales, revistas y las tareas de los niños. Cree un lugar separado para estos artículos fuera de su espacio.

3) Invente un sistema de archivos que funcione bien para usted. Recuerde, usted podrá estar trabajando para otra persona, pero al momento de pensar en su oficina en su casa usted es su propio jefe.

Piense en la manera en que busca sus archivos o papeles personales. ¿Cuál sería la manera más fácil de poder encontrarlos? Basado en esa respuesta invente un sistema que pueda funcionar bien para usted. No se preocupe, si la primera vez no lo logra, puede intentarlo nuevamente en el futuro. Eventualmente podrá inventar un sistema que sea “indicado” para usted.

4) Eche un vistazo a su área de trabajo. ¿Encuentra pilas de papeles, archivos, correos, cuentas o discos compactos tirado por todos lados? ¿Nota otros artículos que estén apilados? Disponga de algunas horas para poder organizar todos estos artículos. Utilizando su nuevo sistema de organización, encontrará “hogares” para todos estos objetos.

5) Ahora que usted tiene una oficina organizada, disponga de algunos minutos al final de cada día para poder mantenerla bajo control. Trate de terminar el día de trabajo con un escritorio limpio y despejado. Podrá apreciarlo a la semana siguiente. Esto además ayudará a que no se encuentre con una pila enorme de papeles al día siguiente.

6) Agréguele un toque personal a su oficina. Cuelgue algunas fotos de sus hijos, algunas plantas lindas, algunas citas de personajes conocidos que le agradan o cualquier otra cosa que pueda hacer que su oficina sea un lugar cómodo en el cual trabajar. Además de mantenerlo de buen humor, podrá generar un lugar que podrá apreciar, si lo mantiene ordenado y limpio. Así que trate de agregar algunos pequeños toques decorativos.

7) Hablemos acerca de los archivos de su computadora. Puede pasar tanto tiempo buscando un archivo físico como buscando un archivo dentro de su computadora. Si su computadora es utilizada para cosas de trabajo y para cosas personales, cree distintas carpetas y sub carpetas para poder mantener el trabajo y la vida personal en lugares separados.

De nuevo, invente un sistema de organización que pueda funcionar para usted y mantenga las cosas bajo control. Esto es particularmente importante si otros miembros de la familia tienen acceso a la computadora. Si ese es el caso, y usted está utilizando Windows XP, entonces le recomiendo crear distintas cuentas con sus respectivas contraseñas para las cosas de trabajo. Esto podrá prevenir que otros miembros de la familia accidentalmente borren o muevan archivos importantes de trabajo.

8) Además de mantener organizados los archivos, deberá hacer lo mismo con los correos electrónicos. Seamos honestos, todos hemos gastado tiempo buscando un correo electrónico particular que contenía alguna información de mucha importancia que necesitábamos rápidamente. Poder crear distintas carpetas para los distintos clientes y proyectos ha funcionado bien para mí, pero usted debería buscar un sistema que pueda ir bien con su modo de trabajo. Ordene cada correo electrónico luego de leerlo. Solamente le tomará uno o dos segundos poder ponerlo en la carpeta correspondiente, pero le ahorrará mucho tiempo para encontrarlo después.

9) Ahora que tiene un buen sistema de organización (tanto físico como digital) disponga de un poco de tiempo cada mes (o semana) para poder ordenar sus archivos. Rápidamente podemos acumular documentos en nuestro gabinete de archivos y en nuestro disco duro que no necesitamos. Así que trate de deshacerse de lo que no irá a necesitar por lo menos 2 veces al año.

10) Ahora que su oficina está organizada, podrá tomarse un momento para organizar su itinerario. Luego, invente un sistema que pueda funcionar bien para usted.

Le aconsejo que comience con alguna o todas estas ideas para poder organizar su trabajo y su oficina. Se podrá sorprender al ver la cantidad de tiempo que ahorrará por no buscar documentos, papeles o la engrapadora. Después de un tiempo, se preguntará cómo hacía para trabajar antes de tener una oficina organizada.

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