El caos y el ritmo acelerado pueden abrumar el día laboral de cualquiera. Sin embargo, con un poco de planificación, coordinación y hábitos bien desarrollados, sus días laborales pueden transcurrir con suavidad. La planificación de su vida laboral en verdad empieza el día anterior. Tómese unos momentos antes de dejar el trabajo para anotar cualquier reunión importante, llamada que deba realizar o devolver, ideas o preocupaciones que necesiten ser discutidas con sus supervisores o compañeros de trabajo, o hágase notas a usted mismo acerca de proyectos en los que esté trabajando o sobre clientes con los que deba tratar. De esa manera, estarán ahí para que las vea al día siguiente y harán que su mañana sea más relajada.
Debería estar encima tanto de su escritorio como de su casilla de correo electrónico. Verifique sus e-mails cuando lleguen e inmediatamente guarde cada mensaje en su carpeta correspondiente. Aunque no tenga tiempo para tratar con los contenidos del mensaje o hasta para leerlos completamente, ordénelos para ocuparse más tarde. Haga lo mismo con el correo común, y organícelo en pilas, dependiendo del tema. Asegúrese de volver a estos mensajes al final del día y vea si puede tomar alguna medida para solucionar los problemas que presentan. Trate de construirse un hábito de responder prontamente a todo los mensajes que requieran de atención inmediata. Coteje el correo entrante durante el día también.
Devuelva o realice sus llamadas más urgentes e importantes temprano. Como usted, la mayoría de las personas estará en sus escritorios durante este momento del día. Póngase en contacto con su nivel de energía personal y su calendario. Si tiene más energía al principio del día, encare sus proyectos entonces. Si su nivel de energía baja luego del almuerzo, ocúpese del archivado, los medios y las demás tareas generales en ese momento.
Al final del día, regrese a su lista y prepárese para el día siguiente. Revise su lista y tache aquellas actividades completadas. Mueva cualquier tarea pendiente a la lista del día siguiente. Utilice calendarios tanto electrónicos como físicos para estar al tanto de las fechas límites, reuniones y citas. Si su día lo permite, trate de trabajar en aquellos proyectos a largo plazo para que, al momento en que llegue la fecha límite, no se sienta tan presionado ni apurado.
Pero lo más importante es que se tome un descanso. No gane el hábito de almorzar en su escritorio y cortar sus descansos. Camine durante su tiempo libre y aléjese de su escritorio para recargar baterías, limpie su mente y prepárese para enfrentar las tareas de la manera más productiva y eficiente.